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MSF OCBA busca a un Asistente Administrativo/a para Área de Producción

OBJETIVO GENERAL Y ENTORNO DEL PUESTO

El área de Producción forma parte de la Unidad de Contenidos Creativos dentro del Departamento de Comunicación.  Esta área asegura la producción de una amplia variedad de contenidos multimedia (offline y online) para maximizar la capacidad de la organización de informar sobre los proyectos de MSF-OCBA a través de canales propios y externos.

El área de producción está formada por una Coordinadora, dos productoras multimedia y una editora/redactora. El/la asistente administrativo/a viene a reforzar el equipo del Área de Producción Multimedia asegurando el seguimiento administrativo de las diferentes líneas de producción con los proveedores externos y realizando el seguimiento del circuito completo de facturación y distribución.

El puesto depende jerárquicamente y funcionalmente de la Coordinadora del Área de Producción Multimedia.  

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES PRINCIPALES

  • Apoyo en la evaluación del mercado de producción multimedia: solicitud de diferentes presupuestos, costes, plazos de entrega y condiciones de pago.
  • Archivar los presupuestos y costes de los trabajos realizados por el Área de Producción Multimedia.
  • Apoyo en las diferentes fases y/o procesos de producción, como la adaptación a diferentes formatos o la personalización de productos offline y online.
  • Elaboración de los planes de distribución de materiales institucionales y publicaciones así como asegurar su correcta distribución.
  • Apoyo en la búsqueda de nuevos proveedores externos para la producción multimedia.
  • Mantenimiento de base de datos de proveedores.
  • En coordinación con las Productoras Multimedia, apoyo en la gestión y seguimiento de documentación administrativa con proveedores (dirección, acuerdos de protección de datos...).
  • Responsable de todas las tareas administrativas así como de apoyar y hacer seguimiento de los contratos.
  • Apoyo técnico a los Departamentos de Comunicación y Fundraising en la segmentación de la base de datos de socios y donantes.
  • Gestión de compra a través de SAP MM para proveedores (registro de proveedores y verificación de datos de facturación, gestionar pedidos internos, recepcionar pedidos y facturas, codificación de facturas, asegurar la aprobación de los pagos por los responsables de las órdenes o centros de coste, solventar problemas relacionados con el programa, etc.).

Otras tareas administrativas

  • Gestión de traducciones y ediciones de textos para algunos proyectos
  • Gestión de archivo papel y online.
  • Bajo la supervisión de los Audiovisual Officers o las Productoras Multimedia, realizar la subida de materiales y textos a la base de datos de contenidos audiovisuales.

REQUISITOS

  • Formación FPII rama Administrativa o Diplomatura en Secretariado.
  • Formación relacionada con la Comunicación será considerado un plus
  • Al menos 2 años de experiencia en tareas similares.
  • Experiencia previa en el sector humanitario será considerada un plus.
  • Español, inglés y catalán fluidos. Francés deseable
  • Conocimiento de entorno Windows avanzado, incluyendo Access
  • Manejo avanzando de Share Point
  • Dominio de las herramientas SAP MM, SAP finanzas, SAP workflow y DCP

COMPETENCIAS

  • Compromiso con los Principios de MSF
  • Sensibilidad intercultural
  • Flexibilidad
  • Gestión del estrés
  • Orientación a resultados y calidad
  • Orientación al servicio
  • Planificación y organización
  • Trabajo en equipo y colaboración

CONDICIONES DEL PUESTO

  • Puesto fijo basado en las oficinas de Médicos Sin Fronteras en Barcelona.  
  • Jornada a tiempo completo
  • Salario bruto anual: 23.370,23 euros (dividido en 12 mensualidades) + beneficios secundarios, en base a la política de compensación de MSF OCBA.
  • Inicio: Febrero de 2018

CÓMO APLICAR

  • Los interesados enviarán su CV y carta de motivación indicando la referencia “Asistente Producción” al e-mail: recruitment-bcn@barcelona.msf.org
  • Fecha límite de recepción de candidaturas: 15 de Enero 2018
  • Sólo se contestarán las candidaturas preseleccionadas.
  • Médicos Sin Fronteras, como empleador responsable y al amparo de lo que establece el Art. 38 de la Ley de Integración Social del Minusválido de 1982 (LISMI) invita a aquellas personas con discapacidad reconocida e interés en el ámbito humanitario a presentarse a esta oportunidad laboral.