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MSF OCBA busca un Asistente Administrativo/a Unidad de Formación

CONTEXTO GENERAL

Médicos Sin Fronteras es una organización médico-humanitaria de carácter internacional e independiente, que ofrece asistencia a las poblaciones que sufren, a las víctimas de catástrofes naturales o provocadas por el hombre y a las víctimas de conflictos armados, sin discriminación e independientemente de su raza,  religión, creencia o afiliación política.

El movimiento de MSF está organizado alrededor de cinco directorios operacionales apoyados por 21 secciones, 24 asociaciones y oficinas en todo el mundo. MSF OCBA es uno de los centros operacionales. Las operaciones son implementadas por diferentes equipos de terreno y de coordinación de las misiones, junto con las unidades organizativas basadas en las sedes de Barcelona, Atenas y descentralizadas  Nairobi, Dakar y Amman. Las operaciones en terreno son guiadas y apoyadas por 4 Células Operacionales, la Unidad de Emergencia y otros departamentos de apoyo a las operaciones, incluyendo el Departamento de Recursos Humanos. 

ENTORNO DEL PUESTO

La Learning Unit está integrada en el Departamento de Recursos Humanos, y trabaja en estrecha colaboración con todos los departamentos de MSF-OCBA con el objetivo de proporcionar soluciones de aprendizaje adecuadas a las diversas necesidades de las misiones, equipos e individuos en toda la organización. Las necesidades de aprendizaje abarcan desde los procesos de inducción a la organización hasta los aspectos técnicos y administrativos, incluyendo temáticas médicas, logísticas y de recursos humanos, que son esenciales para el éxito de las operaciones.

La Learning Unit se encarga de asesorar a la organización en todos los aspectos relacionados con la formación, generando nuevas soluciones de aprendizaje y coordinando la parte más formal de la oferta formativa disponible. La Learning Unit está estructurada en torno a 3 áreas de actividad principales (formaciones presenciales, e-learning y soporte al terreno) y está compuesta por staff Administrativo, Learning Officers, Learning Managers y un Head of Service. De forma complementaria, tres Learning Referentes están ubicados en los Departamentos de Operaciones, Médico y Logístico para proporicionar apoyo específico en estas áreas.

OBJETIVO GENERAL

Bajo la responsabilidad de Learning Manager a cargo del área de formaciones presenciales, el Asistente Administrativo de la Learning Unit asegurará una óptima gestión tanto de los aspectos organizativos y administrativos ligados a la realización de las acciones de formación internas (gestionadas por la Learning Unit), como la gestión de los candidatos a formaciones externas (del movimiento MSF internacional y de otras instituciones), asegurando la calidad de la gestión en ambos casos, y en estrecha colaboración con los otros miembros del equipo del servicio de Formación.

RESPONSIBILIDADES

Gestión administrativa y apoyo a la organización de los cursos realizados por la Learning Unit de MSF-OCBA

  • Realizar y dar seguimiento a todas las tareas administrativas ligadas a las formaciones impartidas por la Learning Unit.

  • Coordinar la logística en las formaciones organizadas por Learning Unit.

  • Gestionar el proceso de aplicación y la inscripción así como la comunicación con candidatos y otros actores implicados (Pool Managers, HRCos, Referentes Técnicos.)

  • Gestionar las reservas de hoteles, los perdiems, comidas, etc.

  • Identificación y reserva de salas para la formación.

  • Llevar la administración en el lugar de la formación cuando se imparta.

  • Preparar el material paralos participantes (pre-readings, handouts, CDs, etc.)

  • Gestionar la caja de las formaciones organizadas por la Learning Unit.

  • Gestionar la refacturación para los participantes de otras secciones.

  • Dar seguimiento y llevar el control de las facturas de la formación y la liquidación de la caja.

  • Preparar los Certificados de participación de los cursos.

Gestión los participantes a formaciones organizadas por otras secciones MSF (cursos internacionales)

  • Gestionar el proceso de aplicación y la inscripción así como la comunicación con candidatos y otros actores implicados (Pool Managers, HRCos, Referentes Técnicos.)

  • Enviar la documentación y los certificados a los participantes a la formación.

  • Formar parte del comité de selección de los candidatos.

  • Codificar las evaluaciones.

  • Dar seguimiento al procedimiento de re-facturación.

Gestión de los participantes a formaciones externas (personal de terreno o sede)

  • Recepción, respuesta y seguimiento de las solicitudes de formación de personal de sede, inscripción, pago, etc.

  • Gestión de los reembolsos de los gastos asociados a los cursos externos.

  • Gestión de la formación para el desarrollo con los centros docentes implicados (según petición por parte de los Pool Managers).

  • Da información a PTO Learning para la gestión del viaje de los alumnos.

Mantenimiento y reporting de los datos de formación

  • Introducción y actualización de la información en las Bases de Datos (SAP y Excel).

CRITERIOS DE SELECCIÓN

Formación y experiencia

  • Diplomatura y/o título especifico en secretariado

  • Se valorará haber trabajado en el sector de la formación

  • Se valorará una experiencia internacional (profesional o personal)

  • Inglés y español; deseable francés

  • Alto nivel de manejo de Excel

  • Se valorará el conocimiento de SAP

​​​​1.1.2. Competencias

  • Compromiso con los Principios de MSF

  • Gestión del estrés

  • Pensamiento analítico

  • Orientación a resultados y calidad

  • Orientación al servicio

  • Planificación y organización

  • Iniciativa e innovación

CONDICIONES

  • Basado en Barcelona en oficina Balmes de Médicos Sin Fronteras–España con desplazamentos puntuales a centro de formación en Barcelona donde se realicen cursos OCBA.

  • Jornada a tiempo parcial de 20 horas semanales (50%)

  • Distribución horaria flexible según necesidades de los cursos a realizar durante el periodo.

  • Salario bruto anuall (en base a 40 h semanales): 23.370,23 € + beneficios secundarios, en base a la Política de Remuneración de MSF-OCBA.

  • Inicio: 29/01/2018

  • Final: 30/04/2018

CÓMO APLICAR

  • Los interesados enviarán su CV y carta de motivación indicando la referencia "Asistente Administrativo Learning Unit” al e-mail: recruitment-bcn@barcelona.msf.org
  • Por favor, envíe su CV y carta de presentación en UN SOLO  archivo, y nombre el archivo con su APELLIDO
  • Fecha límite de recepción de candidaturas: Lunes 15 de Enero de 2018.
  • Sólo se contestarán las candidaturas preseleccionadas.
  • Médicos Sin Fronteras, como empleador responsable y al amparo de lo que establece el Art. 38 de la Ley de Integración Social del Minusválido de 1982 (LISMI) invita a aquellas personas con discapacidad reconocida e interés en el ámbito humanitario a presentarse a esta oportunidad laboral.